Présentation du projet
Ce projet s’inscrit dans le cadre de ma formation à INTECH Sud lors du quatrième semestre d'études. Avec cinq autres étudiants, nous avons pu contribuer à l'organisation de la première édition du concours de Start Up du Campus Numérique 47, et notamment sur les recherches de financements et de sponsoring.
Nous verrons également que notre mission ne s'est pas limitée à cela.
Contexte
En février 2018, le président de Campus Numérique 47 ainsi que le président du cluster INOO missionnent notre équipe, composée de 6 étudiants, afin de les aider à organiser le premier concours de Start Up des territoires ruraux dans le Lot-Et-Garonne. Le concours aura lieu du 22 au 24 juin 2018 et portera sur 4 thèmes: l'eau, le tourisme, la cybersécurité et "Surprenez-nous !" (thème libre sur le programme).
Notre objectif est de rechercher des sponsors locaux pour financer l'évènement et de parvenir à récupérer la somme totale de 5000€.
Il nous est également demandé d'être présents lors des trois jours du déroulement du concours pour apporter nos conseils aux participants.
La réalisation de ce projet n'est pas sans risque pour notre client puisque nous sommes des étudiants et que nous ne sommes pas encore très expérimentés sur la recherche de financements. Le risque financier est le risque majeur de ce projet. Serons-nous capables d'atteindre l'objectif dans les délais impartis?
L'aspect conseil au participants semble moins risqué pour notre commanditaire car cet évènement prévoit également la présence de professionnels.
De notre côté, il nous faudra essentiellement veiller aux risques humains (entente, implication et compétences de chaque membre de l'équipe), aux risques liés à la communication (un grand soin devra être apporté à notre expression face à nos interlocuteurs mais aussi à notre capacité à convaincre), aux risques liés à la gestion de projet (affectation des responsabilités sur les tâches, bonne répartition des rôles dans le projet, implication de l'ensemble de l'équipe projet: développeurs et commanditaires) et bien évidemment au risque du délai (nécessité d'une bonne estimation de la durée nécessaire à l'exécution de la mission).
Organisation du travail
Nous sommes une équipe de six étudiants.
Nous disposons de 14 semaines pour réaliser les objectifs qui nous ont été fixés.
Comme il s'agit d'un projet à réaliser dans le cadre scolaire, nous ne pouvons consacrer qu' une journée par semaine environ.
Une organisation minutieuse a donc dû être mise en place afin de perdre le minimum de temps et d'être le plus efficace possible.
Fort heureusement, le dossier de sponsoring a été rédigé en amont par les organisateurs et nous a été transmis.
Il nous revient donc de nous organiser afin de contacter les cibles et d'établir une stratégie pour les convaincre de financer l'évènement.
Le groupe a donc été scindé en deux.
Deux personnes se sont occupées de rédiger un script téléphonique efficace afin de convaincre nos futurs interlocuteurs. Le script a été soumis à notre responsable pédagogique avec qui nous l'avons légèrement retravaillé avant validation définitive.
La deuxième partie du groupe s'est occupée de lister toutes les coordonnées des entreprises locales qui s'apparentaient aux quatre thèmes du concours. Lors de cette phase, un peu plus d'une centaine d'entreprises sont répertoriées.
L'heure est désormais au démarchage ! Deux méthodes ont été retenues:
Le phoning (outil largement privilégié)
Lors de cette phase, nous travaillons généralement par binômes. Une personne est au téléphone avec la cible tandis que l'autre prend note des moments importants de la conversation, envoie les documents nécessaires par mail (dossier de sponsoring, liste des sponsors déjà acquis, etc...) à notre interlocuteur, dès lors que ce dernier paraît intéressé, et actualise la liste (mise à jour de mails, prise de nouveaux contacts, date de prise de rendez-vous, etc...).
Listing organisationnel
Résultats
Nous n'avons malheureusement pas pu atteindre le montant visé de 5000€ qui nous avait été fixé malgré la centaine d'entreprises contactées et toute l'énergie que nous avons déployée pour atteindre cet objectif.
Toutefois, nous avons réussi à obtenir différents lots pour les candidats ainsi que des prestations de communication d'une valeur totale de 416€.
Lors de nos recherches, une entreprise a proposé d'installer une salle de visio-conférence d'une valeur entre 10 000 et 15000€ au sein du campus numérique. Mais aucun accord n'a encore été conclu à ce jour.
Même si l'objectif financier n'a pas été atteint, nous sommes tout de même très fiers du travail qui a été réalisé.
Après réflexion, nous avons conclu que l'objectif que nous nous étions fixé n'était pas réalisable dans le temps imparti, que nous avons largement sous-estimé la difficulté du démarchage téléphonique et de celle de récupérer de l'argent auprès d'organismes ou d'entreprises.
Les difficultés rencontrées
Lors de notre mission , nous avons rencontré de nombreuses difficultés.
Certaines avaient été identifiées en amont comme la complexité de convaincre nos interlocuteurs, liée aux faits:
Que ce soit la première édition du concours, donc un manque de projections sur les retombées de l'évènement…
D'arriver à passer les filtres (accueils, secrétariats, etc...) pour être en prise directe avec la personne appropriée.
Cependant, il y a une contrainte que nous n'avons pas identifiée: la période des congés. En effet, une partie de notre démarchage s'est déroulée pendant des vacances scolaires, ce qui a considérablement augmenté la difficulté de contacter les personnes cibles en temps voulu.
Malgré ces difficultés, nous avons été très agréablement surpris de la bienveillance de chacun de nos interlocuteurs y compris lors des nombreux refus que nous avons essuyés.
L'évènement
L'événement s'est déroulé sur trois jours pendant lesquels les porteurs de projets ont pu travailler avec des coachs sur le business model, les technologies, le marketing et la communication.
Durant ces trois jours, chaque membre de notre équipe a été intégré dans les différents groupes en tant que coach sur les compétences précitées, et ce fût personnellement, une expérience extrêmement enrichissante. C'est lors de cet événement que j'ai pris goût à l'entreprenariat et que j'ai appris énormément au contact des autres coachs (professionnels dans des domaines tels que la marketing ou l'entreprenariat) et des porteurs de projets.
Si je ne devais retenir qu'une seule chose, c'est qu'il ne faut pas garder son projet pour soi et qu'en parler avec d'autres permet d'identifier des problèmes qui n'avaient pas été anticipés et éventuellement d'y trouver des solutions. Des visions extérieures sont nécessaires au bon développement d'un projet. Au terme de ces trois jours, plus de la moitié des projets ont été repensés de manière significative.
Le concours s'est terminé par une présentation de chaque projet sous forme de pitch, et a dessiné un podium de trois projets et un coup de cœur comme en atteste cet article du "Monde". Les gagnants ont pu intégrer l'incubateur de Start-Up du Campus Numérique 47 gratuitement pour une durée déterminée ( entre 6 et 12 mois).
Conclusion
Ce fût un projet très riche à la fois humainement mais également en termes de compétences. L'objectif financier n'ayant pas été atteint, nous avons compris à nos dépens, la difficulté de lever des fonds pour l'organisation d'un nouvel évènement. J'ai personnellement beaucoup appris au contact des autres coachs lors de l'évènement et j'ai trouvé le travail réalisé avec les porteurs de projets très enrichissant. Ce projet m'a donné le goût de l'entreprenariat et m'a permis de rencontrer des personnes intéressantes, prêtes à partager avec nous leurs expériences et leurs compétences mais également à nous encourager. Je vous laisse sur le retour de l'une de ces personnes :
"Nous avons également beaucoup apprécié votre présence lors du concours ainsi que votre travail pour le sponsoring. Vous avez fait un très bon travail et qui sait, peut être cette expérience sera profitable pour les prochaines éditions.
Rassurez vous, vous avez fait montre de toutes les compétences nécessaires tant pour la recherche de sponsors que pour votre participation au concours. L'expérience vous permettra de les affiner et de les affirmer encore plus. C'est pour ça que nous comptons sur vous pour les prochaines éditions !"
Guillaume MAISON, Président INOO / Co-organisateur de l'évènement
Anecdote
Début 2020, une amie à moi me présente un projet et me demande des conseils techniques pour la réalisation de celui-ci. Après analyse du projet, je lui ai conseillé de participer au concours de Start Up du Campus Numérique 47, maintenant appelé BoostCampus 47. Elle s'est inscrite, et après un pré-coaching de ma part (entre autres), elle a remporté l'édition de 2020. Et voici sa réaction en image.